1-. Indique tres de los posibles errores, que usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa
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1) La decisión de instalar Internet no se puede asumir suponiendo que las nuevas tecnologías resuelven, de manera automática, los aspectos de productividad y competitividad de la empresa. O lo que es lo mismo, las nuevas tecnologías no pueden concebirse como un sustituto de la gerencia. La calidad, productividad y competitividad de la empresa dependen de una adecuada gestión, que las TIT pueden, sin duda, potenciar y complementar.
2) La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización. Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso.
3) No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa.
2-. Indicar las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PYME.
a. Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
b. Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
c. Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
3-. Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.
Los propósitos de la metodología que se presentan son los siguientes:
a. Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
b. Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de auto-diagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.
4-. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c
§ FASE I: Superando barreras: Dotar a la empresa de las TIT, es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, independientemente del tamaño que esta tenga. Sobre los dueños recae la responsabilidad de diseñar la estrategia de implantación y evaluar las implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, así como las restricciones que habrá de enfrentar.
§ FASE II: La decisión: La decisión está asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el clúster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa. También se convierte un aliciente para instalas las TIT la presión que ejercen los clientes solicitando información, los proveedores efectuando las ventas o requerimientos en línea y las grandes empresas solicitando productos y servicios. Si este fuese el caso de la empresa, es recomendable aprovechar las presiones y convertirlas en una oportunidad para fortalecer el negocio.
§ FASE III: Caracterización de la situación actual de la empresa: La decisión de instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa. Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
§ FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT: Esta fase pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al interior de la empresa (Dinamizadores Internos). Cubiertas las fases anteriores es necesario pasar ahora a evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la organización. El análisis deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT. Para cada área o función se presenta un modelo de referencia que incluye las posibilidades que Internet provee. Además, con el fin de optimizar la decisión, se incorporan también las consecuencias que su uso acarrea a la empresa.
En cuanto a las encuestas se puede decir lo siguiente:
· Encuesta: Nº 1: Las respuestas que se obtengan permitirán a los socios de la empresa identificar las áreas en las que debe concentrar la atención. Si el mayor número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor, actualizándose acerca a las nuevas tecnologías. Además ayuda a conocer el grado de utilización por parte de la empresa para confeccionar el plan de negocio. En esta fase se va a recabar detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.
· Encuesta: Nº 2a: Permite evaluar el grado de conciencia de los socios o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando la fase I (Superar barreras). Si por el contrario predominan las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.
· Encuesta: Nº 2b: Permite situar a la empresa en un estado específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de las TIT.
· Encuesta: Nº 3: Desarrollo de proveedores. Permiten determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores. También permiten establecer la presión que ejercen las empresas proveedoras para instalar las TIT, así como las facilidades que proporcionan.
· Encuesta: Nº 4a: Clientes, publicidad y mercadeo. El empresario debe evaluar la relación de la empresa con sus clientes para poder determinar si se justifica instalar Internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende. Las siguientes preguntas ayudan a evaluar la situación.
· Encuesta: Nº 4b: Capital humano (Talento Humano). Internet también contribuye a abaratar los costos de la búsqueda y selección de personal. Tanto si se desarrolla al interior de las empresas o se adelanta con el concurso de empresas responsables y especializadas en ésta área. Además, en la gestión diaria, manejo de nómina, evaluación y desarrollo, este medio brinda facilidades adicionales que permiten mejorar de modo sustancial los procesos.
· Encuesta: Nº 5a: Administración y gestión de empresa. Utilizar el software e Internet en la gestión diaria de la empresa posee las siguientes ventajas:
o Facilita la utilización de la base de datos para una búsqueda eficaz, el status de los clientes, las cuentas por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores, el inventario de los materiales.
o Impacta y facilita el manejo contable y la administración de los archivos de información.
o Permite un mejor control sobre los la elaboración de ordenes ya sean reclamos e instalaciones, control de cobranza tanto en las oficinas como a los cobradores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para llevar las relaciones diarias, etc.
o Permite el suministro de información oportuna y en tiempo real.
o Finalmente, todo esto contribuye a reducir de manera significativa los costos de la administración de la empresa.
· Encuesta: Nº 5b: Información. Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más. Una porción significativa de la información que circula en la red es de libre acceso, lo cual significa que a relativamente bajo costo y con un click el empresario puede construir la información que requiere. La información es uno de los componentes indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio. “De la red se puede extraer valiosa información comercial para el análisis de competidores y el seguimiento de las tendencias”.
· Encuesta: Nº 5c: Seguridad. Muchos empresarios ven a Internet con recelo y desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las empresas. Tanto que el argumento de la inseguridad se erige como uno de los principales frenos a la instalación de las nuevas tecnologías en las empresas.
· Encuesta: Nº 6ª: Cooperación y asociatividad. Dado los altos costos que representa el proceso de internacionalización para la PYME, resulta fundamental establecer alianzas y formas asociativas con empresas de otros países. La participación en Internet facilita y acelera este proceso. A través de la red se pueden localizar socios y aliados con lo que se reducen los costos de traslado, estudios e inversión. Obviamente, previo al uso de las TIT lo que se requiere es la decisión y convicción del empresario de querer abrirse a los mercados amplios que brinda la globalización.
· Encuesta: Nº 6b: Dinamizadores Externos. Los dinamizadores externos son aquellos que pueden promover y apoyar la incorporación de Internet. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles abren; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando del mismo.
· Encuesta: Nº 6c: Gobierno electrónico y negocios. Las posibilidades que se abren desde el gobierno electrónico son múltiples e incluye aspectos como:
• Información
• Acceso al financiamiento
• Formación
• Pago de impuestos
• Trámites para crear la empresa y para el pago de impuestos
• Creación de marcos jurídicos que le facilitan la adopción de las TIT
• Información de normativas y cambios en el marco legal
Para las empresas de menor dimensión el desarrollo de lo que se conoce como gobierno electrónico es de enorme importancia y utilidad. La capacidad de compra del Estado, a través de Internet, constituye un importante mercado, el cual se democratiza a través de la red.
5-. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).
Conectada: Aplica software especializado, páginas Web, Comercio electrónico.
Conectada: Programas básicos de software
Con conexión: Elemental
Sin infraestructura: Desconectada.
6-. Conclusión del tema
El uso de las Tecnologías de la Información ha obtenido en la actualidad una gran importancia, debido a que está cambiando la forma en que las empresas operan, sus procesos, servicios y productos.
Los Sistemas de Información permiten a las organizaciones lograr diversas ventajas competitivas, cuando la adquisición de Tecnologías de la Información está dirigida a apoyar las estrategias del negocio, se disminuyen los costos y se aceleran los procesos administrativos, mejorando de esta forma las ganancias y beneficios, obteniendo mayores niveles de competitividad. Para poder permanecer en un mercado altamente competitivo, las organizaciones, alineando las tecnologías de la información con las estrategias del negocio, podrán desarrollar la capacidad de crear, competir, innovar, y ser más creativos en sus procesos, productos, y aumentarán las opciones de proporcionar servicios a sus clientes.
La tecnología es necesaria como herramienta donde el ser humano debe encontrar más habilidad y practicidad del manejo de información, ya que en comparación con 20 años atrás, esta información tardaba más en llegar a las manos de las personas.
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